Factores de eficiencia del teletrabajo

La crisis del coronavirus y las medidas de aislamiento impuestas en España y otros países ha supuesto una explosión del teletrabajo. Sin embargo, tras el fin de este periodo obligatorio, dependiendo de los resultados obtenidos con esta experiencia forzosa, muchos trabajadores y empresas optarán por mantener a tiempo completo o parcial esta forma de trabajo a distancia.

 

¿Qué factores afectan al éxito del teletrabajo?

Podemos encontrar tres grandes bloques de factores que influyen en que el desempeño remoto de los empleados sea o no provechoso para el negocio, es decir, que su productividad no se vea reducida como consecuencia de la falta de asistencia presencial a la empresa.

 

Factores de empresa y actividad

Indudablemente algunos sectores de actividad requerirán de un espacio físico, al menos, tal y como los concebimos ahora mismo. Es posible que sean rediseñados por el avance tecnológico tal y como ha sucedidos con la industria de la música o la venta de entradas.

La cultura de empresa condiciona también el éxito de estas medidas. Empezando por la existencia de prejuicios en la dirección.

Los aspectos sociales del desempeño laboral son importantes y no deben minusvalorarse. La recompensa del empleado se basa en este y otros aspectos también emocionales que no pueden ser ignorados. Como seres humanos necesitamos sentirnos acompañados, apoyados y moralmente recompensados.

El diseño de procedimientos específicos para esta forma de trabajo permitirá crear un sistema de controles y balances que mantenga la tensión necesaria en los equipos y permita alimentar la productividad. Esto requerirá a su vez, entrenamiento o formación específica para los empleados para obtener las capacidades requeridas en el diseño de los procedimientos de trabajo adaptados.

Como no podía ser de otra forma, el soporte tecnológico es vital para el teletrabajo. Equipos adaptados, aplicaciones en la nube, apps para móviles o tabletas, etc.

 

Factores dependientes del trabajador

El trabajador debe contar con ciertas aptitudes que le permitan desenvolverse bien en este nuevo sistema laboral. Estas aptitudes pueden buscarse en procesos de selección para puestos destinados a este sistema o trabajarse desde procesos formativos hasta procesos más ambiciosos de transformación digital.

Implicación. Un trabajador que se sienta identificado con los objetivos de la empresa tendrá una motivación extra para alinearse y cumplir con ellos. Esta implicación debe ser reforzada y sustentada por la empresa mediante un control por objetivos y no por tareas que pondrá de manifiesto la desconfianza de la organización en el empleado.

Establecer prioridades de trabajo es fundamental para que cada empleado pueda organizar su tiempo y esfuerzo. La distancia física obliga a especificar ciertas instrucciones que podían quedar más claras con una comunicación más informal en el entorno presencial.

Tecnología. Contar con las herramientas adecuadas tanto individuales como compartidas es otro factor determinante en el teletrabajo. Son también necesarias para establecer flujos de trabajos que permitan establecer esos controles y balances que antes comentábamos.

La comunicación es muy importante y debe ser más explícita que en el caso presencial. Si bien la tecnología puede condicionarla, en este aspecto no hablamos de herramientas específicas para la comunicación sino de incluir la comunicación en los procesos y en la cultura de las organizaciones.

 

Factores externos y de apoyo

Los análisis convencionales suelen quedarse en los puntos anteriores dependientes de la organización o el trabajador pero, algunas estructuras o servicios externos son determinantes en el impulso de la productividad y deberían considerarse en los procesos de definición de nuevos procedimientos de teletrabajo.

Numerosos estudios ponen de manifiesto la importancia de mantener reuniones y encuentros presenciales pero… ¿Qué valor aporta mantener una oficina operativa con este nuevo sistema de trabajo? Supone mantener costes fijos elevados y perder flexibilidad. En este caso es mucho más eficiente recurrir a un alquiler de salas de reunión puntuales o incluso alquilar espacios por jornadas o semanas. Existe también la opción de alquilar por tiempo indefinido, un Despacho Privado, con todos los Servicios, incluido el administrativo.

Es posible que los clientes o proveedores no estén acostumbrados a relacionarse aún con empresas que utilizan estas formas de trabajo. Por eso, es importante contar con un domicilio representativo, sede comercial o una oficina virtual que ofrezca una impecable imagen con horario ininterrumpido para la recepción y envío de documentación, y la atención presencial de sus clientes, ayudando a la canalización de los flujos de trabajo y las comunicación en general.

La subcontratación de un adecuado servicio de atención telefónica permitirá descargar a la empresa del 90% de los contactos que aportan menos valor y centrarse en aquellos otros con capacidad para generar mejores oportunidades, haciendo más eficaz el trabajo de los empleados.

Por último, pero no menos importante, muchas gestiones administrativas pueden delegarse para seguir impulsando la productividad. Tareas rutinarias de ofimática, envíos postales e incluso gestiones presenciales ante instituciones y empresas son algunos ejemplos.

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