Responder por teléfono: de complemento a un imprescindible

Responder por teléfono de forma óptima se ha convertido en una necesidad para la mayoría de empresas. Que un cliente sepa que estamos ahí es un valor seguro, así como una forma de mantenerlo.

A día de hoy, a pesar de internet y todo lo que ofrece (servicios de mensajería instantánea como WhatsApp o Facebook Messenger), la llamada suele ser el todavía el principal canal de contacto, sobre todo en los negocios B2B. Por eso mismo, responder por teléfono adecuadamente tiene una importancia supina.

¿Por qué es imprescindible que siempre haya alguien para responder por teléfono?

Que un cliente sea recibido por alguien al otro lado de la línea indica una cosa: que la empresa a la que ha llamado se preocupa por él. Como decíamos, a día de hoy cualquiera tiene toda la información disponible a dos clics de distancia. Por eso mismo, en cuanto no encuentre que una empresa satisface cualquiera de sus necesidades, como la de que le respondan inmediatamente, se va a otra de la competencia.

Así pues, una respuesta rápida y útil se convierte siempre en un valor seguro por el que apostar para mejorar la experiencia de servicio, factor muy en boga a día de hoy.

Por otro lado, siempre queda la opción de la respuesta automática. Sin embargo, es una elección muy poco personal y que a clientes que entablan continuamente contacto con nuestra empresa es algo tedioso.

También puede pasar que, de urgencia, un cliente o proveedor nos necesite. Puede ser frustrante que se “choque” contra un contestador o un buzón de voz.

La clave del éxito empresarial a día de hoy reside en eliminar barreras, y ofrecer una manera eficaz de responder a las llamadas es una de ellas.

Cómo responder al teléfono de forma adecuada

Como todo en el mundo de la empresa, hay que guardar las formas y ofrecer la mejor solución a quien llame a nuestra empresa. Por eso mismo, no todo vale a la hora de responder llamadas. Como expertos en gestión de llamadas y atención telefónica, en ZuriCenter queremos darle algunas claves para responder al teléfono de forma adecuada:

  • El teléfono ha de estar siempre disponible. Lo mejor en el caso de las oficinas es disponer de un teléfono fijo siempre a mano de quien conteste las llamadas. Aunque a día de hoy los móviles ofrecen muchas ventajas, un buen teléfono fijo siempre da menos problemas. Por último, el número de un fijo es una señal de representatividad para una empresa.
  • Por supuesto, siempre ha de preocuparse porque el aparato esté operativo y funcione bien. Aún más frustrante para un cliente que un teléfono que no conteste, es uno que se oiga mal.
  • Atender llamadas es una actividad más compleja de lo que parece. Al margen de responder a las necesidades de los clientes, sirve como elemento de Relaciones Públicas. Por eso mismo, que quien conteste sea siempre alguien educado y que sepa qué decir, es esencial. Por eso mismo, contar con un personal que sepa cómo responder por teléfono es una tarea compleja pero con recompensa.
  • El papel y lápiz son siempre el gran aliado de quien atiende llamadas. En ZuriCenter recomendamos tener siempre un bloc y algo para escribir al lado del teléfono. Esto hará mucho más fácil atender recados y peticiones, así como recordar las cosas.
  • Las llamadas hay que responderlas tan pronto como suene el aparato. Una respuesta veloz da sensación de eficiencia y es la mejor carta de presentación de su empresa. ¿Ya ha descolgado el teléfono? Bien, primero identifíquese y luego salude.

A pesar de todo esto, es posible que usted y su actividad empresarial sea demasiado intensa para estar siempre atento al teléfono. También se puede dar el caso de que no disponga de fondos suficientes para contratar a alguien para ejercer esta tarea. En ZuriCenter somos conscientes de las necesidades de las empresas, no en vano llevamos más de 20 años atendiendo a sus necesidades.

Por eso mismo, ofrecemos un servicio dedicado de atención telefónica totalmente personalizada, y con unas tarifas ajustadas. Con este servicio, podrá disponer de un teléfono con prefijo 91 (Madrid centro) y con varias coberturas:

Por supuesto, en todas estas opciones garantizamos a su empresa la máxima calidad en el servicio. Nos avalan cientos de clientes y más de 20 años de experiencia, por lo que podemos ofrecer un servicio de excelencia y al precio más ajustado. ¿Necesita responder al teléfono de forma eficaz? Póngase en contacto con ZuriCenter y le daremos una solución a su medida. Solo tiene que completar nuestro formulario o llamarnos al 911 31 06 60 para darle el servicio que necesite.

 

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