Cómo organizar una reunión productiva de forma sencilla

Las reuniones forman parte del día a día en el mundo de la empresa. Son parte del trabajo en cualquier compañía, indiferentemente del tamaño. Sin embargo, en muchos casos suponen una carga más que una forma de ser más eficiente. A veces, los equipos de trabajo conciben las reuniones como un estorbo, ya que en la duración de esta no pueden continuar con su trabajo. Por eso mismo, en ZuriCenter queremos informar sobre las claves para organizar reuniones productivas de forma sencilla.

Cómo organizar reuniones productivas de forma sencilla

En el trabajo, entendemos las tareas individuales y las realizamos con cierta soltura. El envío de informes periódicos sobre nuestro trabajo siempre es bienvenido, pero seguimos sin levantarnos de la silla.

En el caso de las reuniones, se produce una comunicación mucho más directa, pero no siempre más efectiva. Por eso mismo, es necesario saber organizar reuniones productivas de forma sencilla.

Sin embargo, antes de nada veamos qué es lo que nos hace trabajar más de la cuenta en una reunión para que sea totalmente infructuosa.

Aspectos que se fallan en una reunión

Para resolver el problema de las reuniones improductivas, primero tenemos que saber por qué se consideran como tal. Veamos las principales quejas de los miembros de estos encuentros.

  • Duración: Por norma general, las reuniones son demasiado largas. Aunque intentemos comunicar todo lo posible en el mínimo período de tiempo, está comprobado que la atención disminuye a los 40 minutos de estar escuchando algo o a alguien.
  • Objetivos: Muchas veces, las reuniones se organizan sin líneas ni objetivos concretos. Solo “porque toca” y tenemos que estar. Esto, además de un fastidio para los trabajadores (impide que sigan trabajando), puede ocasionar que se alargue más de la cuenta. También es muy posible que salgamos de la reunión sin tener clara la solución al problema o la información que hemos recibido de ella.
  • Desorden: Al igual que objetivos, una reunión necesita de un marco concreto al que ceñirse y que seguir. No es una quedada de amigos, donde los temas surgen de forma natural y pueden desviarse. Es importante tener la reunión organizada y moderada para que no se desvirtúe y acabemos hablando de algo que no tenga relación con la temática de la reunión.

Las claves para organizar reuniones productivas

1. Pensar en la modalidad de la reunión

En función de qué queremos proponer como punto del día, existen diferentes modalidades de reunión con sus propias características y necesidades.

  • Informativas: En estas reuniones, como su nombre indica, el objetivo es transmitir información de forma transversal (de abajo a arriba o arriba a abajo) u horizontal, dependiendo del orden jerárquico de la empresa.
  • De debate: En estos encuentros se formula un intercambio de ideas.
  • Brainstorming: En caso de necesitar parte creativa, organizar una reunión para hacer una lluvia de ideas sobre un asunto es una buena estrategia.
  • De resolución de problemas: Hay veces que se plantea un problema en la empresa, y una de las mejores soluciones es proponer una reunión para resolverlo lo antes posible.

2. Reuniones SMART

SMART son las siglas de un método de planteamiento de objetivos, basado en que sean Específicos (Specific), Medibles (Measurables), Alcanzables (Attainables), Relevantes (Relevants), y con una fecha límite (Time-related).

Definir correctamente los objetivos de la reunión en base a estos parámetros nos permitirá ser mucho más eficientes tanto dentro como fuera de estos encuentros formales. Por supuesto, es una forma para organizar reuniones productivas de forma sencilla de lo más eficaz.

3. Fecha y hora

A la hora de establecer un hueco en la agenda para una reunión, tenemos que atender a las necesidades de los integrantes de la misma. Si por disponibilidad una parte imprescindible de la reunión no va a acudir a la misma, no merece la pena convocarla.

Por eso mismo, es importante anticiparse a los posibles eventos, salidas, viajes, vacaciones, etc. fijando las reuniones con antelación. En lo que respecta a los horarios, normalmente las reuniones suelen organizarse a media mañana (11-12 del mediodía). Sin embargo, también se pueden organizar en otros momentos del día. En ZuriCenter, por ejemplo, tenemos alquiler de salas de reuniones disponibles en horario completo de oficina, de 9 a 20 horas. Por eso mismo, el horario nunca es un impedimento para nuestros clientes.

4. Elegir sala de reuniones

Esta es una de las cosas que menos se tienen en cuenta, pero es una de las más importantes. Seleccionar una buena sala de reuniones permitirá que los integrantes se sientan cómodos, realicen sus labores y presten atención de una forma más sencilla.

Para evitar interrupciones innecesarias o desvíos de atención, se recomienda hacerlas en un lugar diferente al habitual, es decir, a la zona de trabajo. Por eso mismo, los centros de negocios como ZuriCenter son una opción ideal para organizar reuniones productivas de forma sencilla.

Alquiler de despachos en Madrid

Una de las salas de reuniones que tenemos en ZuriCenter.

Los centros de negocios ofrecen también todas las comodidades y las prestaciones tecnológicas que puede necesitar cualquier reunión de negocios: proyectores, ordenadores, etc. También, por supuesto, todo el material de oficina que se requiera.

Por otro lado, un servicio de secretaría ejecutiva facilita mucho las tareas auxiliares en las reuniones. En el caso de ZuriCenter, disponemos de planes de alquileres de salas de reuniones con secretaría ejecutiva para todo lo que necesiten los integrantes de la misma.

Por último, no podemos olvidar un aspecto importante pero poco tenido en cuenta normalmente. En caso de celebrarse una reunión larga, podemos establecer un coffee break y un lunch para que los asistentes puedan descansar y volver con más fuerzas y una atención renovada. Por supuesto, en ZuriCenter ofrecemos este servicio de comidas de forma adicional, por lo que nuestros clientes no tienen que preocuparse por eso.

Como hemos dicho en este artículo, en ZuriCenter podemos ayudarle a organizar reuniones productivas de forma sencilla. Nuestro servicio de alquiler de salas de reuniones y juntas en pleno Madrid centro garantizan toda la representatividad, medios técnicos y facilidades que sus reuniones necesitan. Si desea alquilar una de nuestras salas, solo tiene que ponerse en contacto con nosotros mediante nuestro formulario o llamando al 911 31 06 00.

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